Chcesz właściwie uporządkować swoje zbiory dokumentacji i zatroszczyć się o przestrzeganie ładu informacyjnego? Takie przedsięwzięcie może zajmować sporo czasu, jeśli przeprowadzimy je samodzielnie. Dodatkowo musimy nastawić się na to, że aby właściwie zrealizować archiwizację akt, należy mieć wiedzę dotyczącą takich kwestii jak np. brakowanie akt, kwalifikacja ich do odpowiedniej kategorii czy formowanie tematyczne.
Archiwizowanie danych i dokumentów – co wyróżnia działania specjalistów?
Działania na własną rękę przynoszą różne efekty. Czasami okazuje się, że niepotrzebnie straciliśmy czas, bo efekt nie spełnia naszych oczekiwań. Najczęściej problem wynika z braku doświadczenia. Archiwizowanie akt ze specjalistami wygląda inaczej – cały procesem zajmują się osoby, które:
- wiedzą, jak przestrzegać zasad bezpieczeństwa
W rezultacie archiwizowanie dokumentów przebiega zgodnie z RODO - mają doświadczenie w pracy z dokumentacją
Dzięki temu są w stanie zadbać o to, by archiwizacja akt przebiegała precyzyjnie i jednocześnie sprawnie.
Dlaczego profesjonalna archiwizacja dokumentów jest tak ważna?
Należy zdawać sobie sprawę, że archiwizowanie dokumentów to nie tylko oszczędność przestrzeni i brak chaosu w biurze. Jeśli zostanie przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi standardami, dużo łatwiej będzie nam przestrzegać aktualnych przepisów. Każdy dokument ma bowiem określony okres przechowywania i nie możemy mieć w swoich zbiorach zbędnych akt z danymi osobowymi. Archiwizacja dokumentów i danych sprawia, że dokładnie orientujemy się, które akta musimy dalej przechowywać (aby móc je przedstawić np. w razie ewentualnej kontroli), a które akta trzeba w bezpieczny sposób zniszczyć.
Oczywiście takie efekty osiągniemy tylko wtedy, gdy proces zostanie przeprowadzony zgodnie ze sprawdzonymi zasadami, powszechnie stosowanymi w archiwistyce. Tylko profesjonalna archiwizacja danych, wykonana przez osoby z odpowiednim przygotowaniem i doświadczeniem jest w stanie dać nam taką pewność. Takie wsparcie oferuje m.in. firma Rhenus Data Office Polska.
