Stosunki formalne zwykle potwierdzane są odpowiednimi dokumentami. Mimo rozwoju cyfryzacji i technologii, w obiegu nadal jest wiele dokumentów w tradycyjnej formie. Przechowywanie dokumentów jest obowiązkiem odgórnie narzuconym. W zależności od rodzaju, archiwizacja jest procesem którego długość uzależniona jest od rodzaju dokumentu. Jak długo trzeba przechowywać dokumenty?
Przechowywanie dokumentów – dokumenty podatkowe
Przechowywanie dokumentacji związanej z kwestiami podatkowymi powinno odbywać się przez 5 lat. Za początek archiwizacji uznaje się koniec roku, którego dokumenty dotyczą. Okres ten dotyczy takich dokumentów, jak PIT-y, potwierdzenia elektroniczne, pocztowe potwierdzenia nadań oraz deklaracje i rachunki.
Przechowywanie dokumentów – dokumenty z ZUS-u
Przechowywanie dokumentów z ZUS-u określają dwa terminy, w zależności od rodzaju kwitu. W przypadku, w którym dokumenty zostały złożone do ostatniego dnia grudnia 2011 roku, czas ich archiwizacji wynosi 10 lat. Jeśli zaś dokumenty złożone zostały od pierwszego dnia 2021 roku, to czas ich przetrzymywania wynosi 5 lat.
Przechowywanie dokumentów pracowniczych zakłada dwa terminy. Dokumentacja prowadzona w przedsiębiorstwie, która dotyczy pracowników powinna być trzymana w archiwum aż 50 lat. Okres ten rozpoczyna się od pierwszego dnia, w którym zakończono stosunek pracy. W przypadku osób, które rozpoczęły pracę po pierwszym dniu roku 2019, przechowywanie dokumentów trwa jedynie 10 lat.
Podsumowując, w przypadku dokumentów pracowniczych do ZUS-u, wyróżnia się dwa terminy archiwizacji:
- 50 lat – w przypadku osób zatrudnionych przed 2019,
- 10 lat – w przypadku osób zatrudnionych po 2019 roku.
Jak długo przechowywać akta pracownicze?
Przechowywanie akt jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Przechowywanie dokumentów pracowniczych ponownie występują dwa terminy. Dokumentacja prowadzona w przedsiębiorstwie, która dotyczy pracowników powinna być trzymana w archiwum aż 50 lat. Okres ten rozpoczyna się od pierwszego dnia, w którym zakończono stosunek pracy. W przypadku osób, które rozpoczęły pracę po pierwszym dniu roku 2019, przechowywanie dokumentów trwa jedynie 10 lat. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów leży po stronie pracodawcy, dlatego wszelkie zmiany w terminach są kwestiami, które powinny być respektowane. Usługą przechowywania dokumentów zajmuje się np. firma EkoAkta.
